Zu Beginn des Projek­tes wurde der zeit­li­che Rahmen für die geplan­te Projekt­lauf­zeit abge­steckt sowie Meilen­stei­ne gesetzt. Die fest­ge­leg­ten wie auch die im Verlauf des Projek­tes dazu­ge­kom­me­nen Meilen­stei­ne wurden in einem Projekt­struk­tur­plan fest­ge­hal­ten, welcher allen Projekt­teil­neh­men­den stets einen Über­blick verschaff­te. Einfüh­rend wurde die Bestands­auf­nah­me vorge­nom­men, welche die Sich­tung der bishe­ri­gen Ausgangs­si­tua­ti­on sowie die Schaf­fung eines Über­bli­ckes über DMS im Allge­mei­nen beinhal­te­te.

Von Seiten der Chro­ma­sens GmbH wurden drei Anbie­ter bereits vorge­schla­gen, darüber hinaus wähl­ten die Team­mit­glie­der zwei weite­re aus. Die Projekt­teil­neh­men­den der Chro­ma­sens GmbH verfüg­ten ihrer­seits über Erfah­rungs­be­rich­te über die von ihnen in die Evalu­ie­rung aufge­nom­me­nen Anbie­ter. Die beiden von den Team­mit­glie­dern ergänz­ten Anbie­ter wiesen bei verschie­de­nen Tests sehr gute Noten auf und verfüg­ten über sehr gute Bewer­tun­gen. Einer der von der Chro­ma­sens GmbH vorge­schla­ge­nen Anbie­ter wurde zeit­nah von der Vorauswahl entfernt, da dieser bei der ersten Vorstel­lung nicht über­zeu­gen konn­te.

Damit die bestehen­den vier Anbie­ter opti­mal vergli­chen werden konn­ten, fiel die Auswahl auf eine Entschei­dungs­ta­bel­le. Da die insge­samt 13 gewähl­ten Krite­ri­en wie beispiels­wei­se die Kosten­struk­tur, Anwen­dungs­freund­lich­keit, Funk­ti­ons­um­fang sowie die Grund­vor­aus­set­zun­gen von unter­schied­li­cher Rele­vanz für die Imple­men­tie­rung waren, wurde eine Gewich­tung vorge­nom­men. Ein best­mög­li­cher Vergleich wurde durch ein Noten­sys­tem mit den Bewer­tun­gen eins bis fünf bewerk­stel­ligt, wobei die Bewer­tung mit fünf als höchst­mög­lich ange­se­hen wird. Mit den bereit­ste­hen­den Infor­ma­tio­nen konn­ten bereits erste Krite­ri­en bewer­tet werden. Die zunächst noch offe­nen Krite­ri­en wurden im Zuge der Anbieter-Pitches ergänzt.

Im nächs­ten Schritt stand das Einspa­rungs­po­ten­zi­al im Vorder­grund. Der späte­re Work­flow für die Rech­nungs­prü­fung sowie das DMS wiesen eini­ge Einspa­rungs­mög­lich­kei­ten vor. Diese wurden defi­niert und bewer­tet. Für die Abtei­lung, die zukünf­tig mit dem DMS arbei­tet, konn­ten zeit­li­che Einspar­po­ten­zia­le ermit­telt werden. Aufgrund von Schätz­wer­ten bezüg­lich des zeit­li­chen Aufwands wie auch des Stun­den­ho­no­rars wurden diese bewer­tet. Weite­re Einspa­run­gen wurden bei den Archiv- und Druck­kos­ten, Miet­kos­ten, der Akten­ver­nich­tung und den Büro­ma­te­ria­len iden­ti­fi­ziert. Neben den Perso­nal­kos­ten ist das zukünf­ti­ge Ziehen von Skon­to das größ­te Einspa­rungs­po­ten­zi­al. Mithil­fe der poten­zi­el­len Einspa­run­gen und einem Ange­bot von einem Anbie­ter wurde eine Amor­ti­sa­ti­ons­rech­nung durch­ge­führt, dabei zeig­te sich schnell, dass das DMS sich zeit­nah amor­ti­sie­ren würde. Nach weni­ger als 18 Mona­ten kann der Break-Even-Point erreicht werden, so dass danach der Nutzen die Kosten über­stei­gen wird.

Auch nicht-monetäre Vortei­le waren ein Trei­ber für die Einfüh­rung eines DMS. Hier­bei wurde im Verlauf des Projekts eine Auflis­tung für die Chro­ma­sens GmbH erar­bei­tet. Nach­dem die Amor­ti­sa­ti­ons­rech­nung, eine Entschei­dungs­ta­bel­le, die nicht-monetären Vorzü­ge und der Projekt­struk­tur­plan erstellt wurden, konn­te auf die Anbie­ter zuge­gan­gen werden. Dieser Schritt war rele­vant, da eini­ge Krite­ri­en ledig­lich über den direk­ten Kontakt zu diesen beant­wor­tet und bewer­tet werden konn­ten. Die Reso­nanz auf die Anfra­gen bei den Anbie­tern stell­te sich als befrie­di­gend heraus. Während des Termin­ver­ein­ba­rungs­pro­zes­ses, der rück­bli­ckend sehr zeit­in­ten­siv war und den ange­peil­ten Zeit­raum im Projekt­struk­tur­plan über­stieg, wurde ein Frage­bo­gen erstellt. Diesen indi­vi­du­ell auf die Bedürf­nis­se der Chro­ma­sens GmbH zuge­schnit­te­nen Frage­bo­gen muss­ten die Anbie­ter während ihrer Pitches beant­wor­ten. Ein Groß­teil der Fragen bezog sich auf die Krite­ri­en der Entschei­dungs­ta­bel­le, dadurch fiel die Bewer­tung der Krite­ri­en leich­ter und es konn­ten auf dieser Basis Verglei­che gezo­gen werden.