In dem Verwaltungsbereich der Conplaning GmbH fallen im Zusammenhang mit Bauprojekten repetitive Aufgaben an. Durch die fortschreitende Automatisierung ist es heute größtenteils möglich, durch eine sogenannte Robotic Process Automation (RPA) Technologie, solche Prozesse zu automatisieren. Die Conplaning GmbH hat sechs Prozesse identifiziert, bei denen ein hoher Grad an repetitiven Tätigkeiten erkennbar ist. Das Impuls- Projekt soll die Frage beantworten, ob die vorgegebenen Prozesse mit Hilfe von RPA beziehungsweise MS Power Automate automatisiert werden können. Zusätzlich soll offengelegt werden, welche Schnittstellen/Prozessschritte hierfür gegebenenfalls angepasst werden müssen.
PROJEKT VON
FÖRDERUNG
PROJEKTTEAM
Joelle Brackmeyer • Constanze Herrmann • Ellen Weissenrieder
PROJEKTKOORDINATOR
Tatjana Straub • Maximilian de Geus
Inhalt
Ausgangslage und Aufgabenstellung
In dem Verwaltungsbereich der Conplaning GmbH fallen im Zusammenhang mit Bauprojekten repetitive Aufgaben an. Durch die fortschreitende Automatisierung ist es heute größtenteils möglich, durch eine sogenannte Robotic Process Automation (RPA) Technologie, solche Prozesse zu automatisieren. Die Conplaning GmbH hat sechs Prozesse identifiziert, bei denen ein hoher Grad an repetitiven Tätigkeiten erkennbar ist. Das Impuls-Projekt soll die Frage beantworten, ob die vorgegebenen Prozesse mit Hilfe von RPA beziehungsweise MS Power Automate automatisiert werden können. Zusätzlich soll offengelegt werden, welche Schnittstellen/Prozessschritte hierfür gegebenenfalls angepasst werden müssen.
Analyse
Um das beschriebene Ziel zu erreichen, wird folgende methodische Vorgehensweise herangezogen. Beginnend mit einer Ist-Analyse mittels SIPOC-Diagramme wird ein tiefes Verständnis für bestehende Abläufe entwickelt. Im nächsten Schritt erfolgt die Einarbeitung in die RPA-Technologie sowie speziell in das Tool Microsoft Power Automate. Auf Basis dessen wird ein Kriterienkatalog erarbeitet, welcher anschließend dazu dienen soll, den Einsatz von RPA (oder Power Automate) in Verwaltungsprozessen zu bewerten. Mit Hilfe dieses Katalogs als Leitfaden, erfolgt anschließend die detaillierte Analyse der sechs Prozesse. Dabei wird gezielt darauf geachtet, welche Schritte durch den Einsatz von MS Power Automate automatisiert werden können und bei welchen Schritten derzeit Hindernisse vorliegen. Abschließend werden Handlungsempfehlungen ausgearbeitet, um Prozessschritte anzupassen, die bisher nicht für die Automatisierung geeignet sind.
Gemäß der vorgestellten Methodik wurden alle sechs Prozesse strukturiert dokumentiert. Die Einarbeitung in die RPA-Technologie sowie Power Automate ergab einen Kriterienkatalog mit insgesamt 17 Kriterien, wobei 13 der Kriterien RPA generell zugeordnet wurden und 4 Kriterien speziell MS Power Automate.
Die anschließende Bewertung der Prozesse anhand des Kriterienkatalogs lieferte wesentliche Haupterkenntnisse: Grundsätzlich ist die Automatisierung mittels Power Automate bei allen betrachteten Prozessen sinnvoll und realisierbar. Allerdings erfordert dies in einigen Schritten Anpassungen bezüglich der aktuellen Vorgehensweisen, sowie konkreten Dateiformaten. Eine Herausforderung besteht größtenteils darin, dass nicht alle Daten durchgängig digital verfügbar sind und nicht immer in einheitlicher strukturierter Form erfasst werden. Zusätzlich arbeitet der Verwaltungsbereich nicht mit cloudbasierten Daten, was die Implementierung von Power Automate zur Automatisierung der Prozesse deutlich vereinfachen würde. Diese Erkenntnisse sind entscheidend für die Planung und Umsetzung der Automatisierung in den analysierten Prozessen.
Innerhalb des Projektes wurden zugehörig zu den identifizierten Problemstellen, passende Vorschläge zur Optimierung gegeben, um den Einsatz von RPA künftig zu realisieren. Durch die individuelle Anpassung wurde bei der Mehrheit der Prozesse ein neuer Ablauf vorgeschlagen. Am Ende des Dokumentes befindet sich der vollständige Kriterienkatalog mit den Ergebnissen der einzelnen Prozessanalysen.
Handlungsempfehlung & Fazit
Die Analyse der Verwaltungsprozesse der Conplaning GmbH hat nicht nur den klaren Bedarf für Automatisierung aufgezeigt, sondern auch die Wege dorthin skizziert. Durch die Schaffung eines umfassenden Kriterienkatalogs und die darauf basierende Bewertung der Prozesse, konnten zudem folgende Handlungsempfehlungen abgeleitet werden.
Bewertung von weiteren Prozessen: Implementierung eines fortlaufenden Evaluierungsprozesses zur Identifikation weiterer Automatisierungspotentiale.
Offenheit gegenüber der Veränderung von Prozessschritten: Eine offene und anpassungsbereite Kultur ist entscheidend für erfolgreiche Integration.
Aufwand hinnehmen, um Effizienzsteigerung zu erzielen: Die kurzfristigen Anpassungen sollten als strategische Investition betrachtet werden, die langfristig zu spürbaren Vorteilen in Bezug auf Effizienz, Kostenersparnis und Fehlerreduktion führen wird.
Nutzung von SharePoint vereinfacht die Automatisierung via Power Automate: Zukünftig empfiehlt sich die Abbildung von Daten und Prozessschritten über Plattformen wie SharePoint, da Power Automate vorwiegend mit cloudbasierten Daten arbeitet.
Die Untersuchung zeigt, dass die Conplaning GmbH durch diese Empfehlungen ihre administrativen Abläufe deutlich optimieren kann.
