Die fortschreitende Digitalisierung prägt unsere heutige Wirtschaft, doch trotzdem sind papierbasierte Prozesse nach wie vor in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen allgegenwärtig. Die Marco Moden GmbH & Co. KG strebt daher die Optimierung und Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse an. Die zentrale Aufgabe bestand darin, ein passendes Dokumentenmanagement- System auszuwählen, um die bestehenden Arbeitsabläufe in den Filialen und in der Zentrale zu optimieren. Das langfristige Ziel besteht darin, die Verwaltung des Unternehmens nahezu papierlos zu gestalten. Dadurch sollen Kosten eingespart, Mitarbeiter entlastet und eine saubere Dokumentation aller Unternehmensdateien gewährleistet werden.
PROJEKT VON
FÖRDERUNG
PROJEKTTEAM
Simon Barjasic • Benedict Klebrink • Nicholas Pfeffer
PROJEKTKOORDINATOR
Julian Kemmer
Inhalt
Ausgangslage
Die fortschreitende Digitalisierung prägt unsere heutige Wirtschaft, doch trotzdem sind papierbasierte Prozesse nach wie vor in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen allgegenwärtig. Diese Prozesse erfordern oft viel Zeit und verursachen dadurch hohe Kosten. Angesichts dieser Entwicklung müssen Unternehmen vermehrt darüber nachdenken, wie sie ihre Prozesse effektiver gestalten können, um auch in der Zukunft konkurrenzfähig zu bleiben.
Auch die Marco Moden GmbH & Co. KG hat sich dieser Fragestellung gestellt und ihre papierbasierten Prozesse kritisch hinterfragt. Die Ausgangslage des Projekts ist geprägt von manuellen und teilweise unstrukturierten sowie ineffizienten Abläufen. Dokumente werden nach wie vor häufig in Papierform bearbeitet, und es fehlt an einer einheitlichen und zentralen Datenhaltung. Viele Aufgaben werden manuell erledigt, was zu einem hohen Arbeitsaufwand und einer erhöhten Fehleranfälligkeit führt. Die Marco Moden GmbH & Co. KG strebt daher die Optimierung und Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse an. Die zentrale Aufgabe bestand darin, ein passendes Dokumentenmanagement-System auszuwählen, um die bestehenden Arbeitsabläufe in den Filialen und in der Zentrale zu optimieren. Das langfristige Ziel besteht darin, die Verwaltung des Unternehmens nahezu papierlos zu gestalten. Dadurch sollen Kosten eingespart, Mitarbeiter entlastet und eine saubere Dokumentation aller Unternehmensdateien gewährleistet werden.
Analyse
Zu Beginn des Projektes wurde in Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer von Marco Moden GmbH & Co. KG Raphael Igel eine Ist-Analyse mit Hilfe eines BPMM-Modells erstellt, damit das Projektteam einen Überblick über die aktuellen Prozesse und Abläufe innerhalb der Organisation erhält. Auf Grundlage der Ist-Analyse konnten Schwachstellen identifiziert werden. Es wurde festgestellt, dass die Prozesse wie bereits vermutet oft kompliziert und unstrukturiert sind. Besonders aufgefallen sind die vielen manuellen Eingaben, welche von Mitarbeitern in der Filiale unternommen werden müssen, damit der Prozess weitergeführt werden kann. Nach dem die Schwachstellen im Prozess identifiziert worden sind, wurde im weiteren Verlauf ein gemeinsamer Soll-Prozess erstellt, der in der Zukunft von der Marco Moden GmbH & Co. KG umgesetzt werden soll.
Damit dies gelingen kann, muss im Vorfeld ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem ausgewählt werden, mit welchem man den Soll-Prozess abbilden kann. Hierfür wurde vom Projektteam ein zweistufiges Scoring-Modell erstellt. In der ersten Stufe wurden K.O.-Kriterien erarbeitet, damit nur Systeme genauer beleuchtet werden, welche die Mindestvorrausetzungen der Marco Moden GmbH & Co. KG erfüllen. In der zweiten Stufe wurden Kriterien ausgearbeitet, anhand welcher die Softwaresysteme verglichen und bewertet werden sollen. Da nicht jedes Kriterium von gleicher Bedeutung für die Auswahl des Dokumentenmanagementsystems ist, wurden die erarbeiteten Kriterien von der Marco Moden GmbH & Co. KG gewichtet.
Der Markt für Softwarelösungen im Bereich des Dokumentenmanagements ist äußerst umfangreich. Um geeignete Softwarelösungen zu identifizieren, wurde zunächst eine Vorfilterung anhand des Gartner Magic Quadrant durchgeführt. Das Ziel bestand darin, drei potenzielle Softwarelösungen auszuwählen, die anschließend anhand der definierten Kriterien bewertet wurden. Dadurch ist das Projektteam in der Lage gewesen, für die Marco Moden GmbH & Co. KG ein Dokumentenmanagementsystem auszuwählen, was mit einem Score von 4,39 von 5 möglichen Bewertungspunkten bewertet wurde.
Handlungsempfehlung
Nachdem man eine theoretische Analyse der Prozesse durchgeführt hat und am Ende des Projektes ein auf Marco Modens Bedürfnisse angepasstes Dokumentenmanagementsystem ausgewählt hat, gilt es, dies nun in der Praxis umzusetzen. Dabei ist es wichtig folgende Punkte bei der Implementierung zu beachten:
- Um effektives Change-Management zu gewährleisten, ist es wichtig, die Mitarbeiter umfassend über den geplanten Veränderungsprozess aufzuklären und sie entsprechend zu schulen. Dies hilft ihnen, die Notwendigkeit des Wandels zu verstehen und ihre Fähigkeiten und Kenntnisse entsprechend anzupassen.
- Es wird ebenfalls empfohlen, externe Unterstützung in Form von Werkstudenten oder anderen Fachleuten anzufordern, um bei der Implementierung zu helfen.
- Die Erstellung eines Zeitplans und eines Umsetzungsplans, oft in Form eines Meilensteinplans, ist entscheidend, um den Veränderungsprozess zu strukturieren und sicherzustellen, dass die festgelegten Ziele und Meilensteine rechtzeitig erreicht werden. Ein detaillierter Plan ermöglicht es, den Fortschritt zu verfolgen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Schritte zur Umsetzung des Wandels unternommen werden.
